עבודה בצוות יכולה להיות לפעמים מאתגרת מאוד ואף מקשה על תהליכי העבודה, לפעמים יותר גם מתוכן העבודה עצמה. בעולם השיווק אונליין של היום, אנחנו מוצאים את עצמנו לא פעם ולא פעמיים משתפים פעולה לצורך פרויקטים חד פעמיים או אפילו שיתוף פעולה לאורך זמן עם אנשים שלא תמיד נמצאים סביבנו במשרד. בין אם זה בזירה הארצית ובין אם זה בזירה הבינלאומית.

ישנם הרבה כלים שפיתחו ברחבי הרשת על מנת לעזור לנו לעבוד כצוות ולנהל פרויקטים ומשימות תחת מעקב קבוע בידיעה על כל פרויקט מה מצבו ואיפה הוא תקוע. כדי שתגבירו את הסיכויים להצלחה בעבודה משותפת על פרויקט מסוים, ישנם 3 מרכיבים שצריכים להיות כלולים בכלים שאתם נעזרים בהם לעבודה השוטפת:

1. שיתוף פעולה – הכלי צריך להתאים לעבודת צוות.
2. קל לשימוש – הכלי חייב להיות נוח וקל לשימוש אחרת יגרום נזק מאשר תועלת.
3. מבוסס ענן – כדי שכולם יוכלו לערוך ולעקוב אחריו מכל מקום בעולם.

החלטתי לרכז עבורכם 2 כלים מרכזיים, שאם אתם לא מכירים אותם כדאי שתכירו. גם אם הכלים האלו לא מתאימים עבורכם, כדאי לכם להכיר את ממשק העבודה שלהם שכן אם תתחילו לעבוד בשיתוף פעולה עם משרד שכן מחזיק את אחד מהכלים, תוכלו לייצר איתם עבודה שוטפת בקלות.

Trello

המערכת האהובה עלי לניהול פרויקטים ומשימות לעבודה בצוות היא ללא ספק "trello". המערכת מבוססת ענן, בעלת ממשק משתמש קל ונוח מאפשרת לכל בעל תפקיד בפרויקט לעקוב ולערוך בהתאם את המשימות והפרויקטים שהוא עובד עליהם. בתור מנהלי שיווק, תוכלי לנהל ולעקוב אחר כל פרויקט ולראות בדיוק איזה משימה תוקעת פרויקט ספציפי. לדוגמה, בניית דף נחיתה לעיתים משלבת עבודת צוות של גרפיקאי, מתכנת וכותב תוכן כשמעל כולם בדרך כלל יהיה מנהל מחלקה (מנהל שיווק) שאחראי על כל הלקוחות של המחלקה והפרויקטים שנכנסים אליה. מנהל השיווק יוכל לעקוב אחרי הפרויקט ולדעת באיזה שלב הוא נמצא ומי עובד עליו כרגע.

Slack

אם גם אתם משתגעים מההתכתבויות במקומות שונים על פרויקט ספציפי (גם במייל גם בוואסאפ גם במסנג'ר ועוד…) אז המערכת של "Slack" אמורה לעשות גם לכם את החיים קלים יותר. המטרה היא בעצם לרכז את כל ההתכתבויות של צוות העבודה סביב ערוצים שונים של תקשורת שמתרכזים בתחום מסוים. בערוץ תוכלו לבצע פעולות כגון הוספת קבצים, הערות/תגובות ולנהל דו שיח מלא ביחד עם הצוות על פרויקט בתחום מסוים, או עם עובדי המחלקה. אפשרויות החיפוש והניווט קלות מאוד ונוחות לשימוש ומאפשרות ניהול ושיתוף תוכן ישן בתוך לחיצה כפתור. המערכת גם מבצעת אינטראגציות עם אפליקציות חיצוניות שלרוב אנחנו משתמשים בהם גם (DRIVE,DROP BOX ועוד…).